El glosario de Comercio Exterior está lleno de términos anglosajones y acrónimos que se prestan a confusión entre proveedores y clientes.
Concretamente, en el sector de las compras y licitaciones de empresas públicas y privadas, hay tres acrónimos en inglés que suelen confundirse o utilizarse erróneamente. Se trata de los acrónimos que utilizan para hacer solicitudes formales a proveedores sobre sus servicios, materias primas y/o productos terminados: RFI→RFQ→RFP
En este post te ayudamos a aclarar la diferencia entre las solicitudes RFI, RFQ y RFP.
RFI: Request for Information o Solicitud de Información
El RFI, tiene como objetivo recoger información general sobre los productos o servicios de un proveedor. Es el primer paso para convocar proveedores, para un proceso de preselección sin entrar en materia de presupuestos personalizados. Sirve de inicio en la gestión de procura y homologación de proveedores, segúnlosrequisitosestablecidos,paralatomadedecisiones. Acontinuación,enumeramoslosdatosmás relevantes de este documento:
- Información sobre la empresa solicitante:
- Breve reseña sobre la actividad de la empresa.
- Datos de contacto de la persona que gestionará el proceso.
- Explicación de las necesidades de la empresa solicitante en relación con los servicios o productos que el proveedor convocado ofrece.2. Solicitud de información sobre la empresa proveedora:
- Servicios y/o productos brindados y adecuación a las necesidades formuladas.
- Experiencia del proveedor con empresas o proyectos similares.
- Detalles de contacto de la persona que se encargará de la cuenta.3. Petición de firma de un acuerdo de confidencialidad, [non-disclosure agreement]. (Opcional)
- Fechas límite para la presentación de la cotización o presupuesto y próximos pasos del proyecto o eventos.
RFQ: Request for Quotation o Solicitud de Presupuesto
El RFQ es básicamente la Solicitud de Cotización o Presupuesto de servicio(s) y/o producto(s) puntuales, a distintos proveedores, para evaluarlos en términos de Costo-Eficiencia y/o Costo-Beneficio. Se utiliza cuando la empresa solicitante tiene definida la necesidad a cubrir y/o la solución mediante la adquisición de un producto o servicio que desea comprar o contratar respectivamente.
- Resumimos a continuación, la información que debe contener un RFQ: 1. Información sobre la empresa solicitante:
- Breve reseña sobre la actividad de la empresa.
- Datos de contacto de la persona que gestionará el proceso.
- Explicación de las necesidades de la empresa solicitante en relación con los servicios o productos que el proveedor convocado ofrece.2. Petición concreta sobre el precio de un producto(s) o servicio(s) que ofrece la empresa proveedora, especificando con detalle qué debe incluir este(os) producto(s) o servicio(s).
- Petición de firma de un acuerdo de confidencialidad en el caso que fuese necesario.
- Fechas límite para la presentación de la cotización o presupuesto y próximos pasos del proyecto o eventos.
RFP: Request for Proposal o Solicitud de Propuesta
El RFP tiene como propósito plantear las necesidades de compra de productos o adquisición de servicios de una empresa en un campo específico. Es una solicitud de mayor alcance y compleja enviada a los proveedores, en la que es necesario detallar de forma exhaustiva los requisitos y objetivos, no solamente en términos económicos, sino también en términos de calidad, cumplimiento de indicadores de gestión, seguridad, etc.
En términos generales un RFP debe contener lo siguiente:
1. Introducción con información sobre la empresa solicitante, según detalles descritos en el RFI o RFQ.
- Objetivos del proceso de contratación. Es decir, necesidades que esperan cubrirse con el proceso de contratación.
- Descripción de la situación actual con el máximo detalle posible y mejoras esperadas.
- Detalles sobre la ejecución del proyecto en caso de ser adjudicado, acompañado de un SOP con los indicadores de gestión o KPIs. Los KPIs son para medir el cumplimiento de metas u otras variables relevantes.
- Cronograma de fases del proceso (presentación de la propuesta, toma de decisión, visitas de auditoría, puesta en marcha del proyecto, etc)
Dicho esto…, ¿cuál es la diferencia entre un RFI y un RFP?
Un RFI se enfoca en la solicitud de información de los proveedores, e.g., servicios o productos, experiencia, etc., sin entrar en la parte económica o costos. El RFI contiene menos información que un RFP, pero ofrece
la ventaja de que es menos compleja de preparar y puede servir para descartar proveedores desde el principio en procesos de licitación.
¿Y la diferencia entre un RFQ y un RFP?
El RFQ se centra en el aspecto económico en función de las necesidades planteadas, ya que lo que se desea es poner precio a una petición muy concreta. Un RFP es un proceso más amplio en el que se detallan las necesidades de la empresa y no solo se pide presupuesto, también se pide de presentar la mejor solución a las necesidades planteadas. En la resolución de un RFP entran en juego más factores a parte del precio: calidad y alcance de la propuesta, servicios de valor agregado y optimización de procesos, etc.
